POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FACTURANEX SAS
Última actualización: 5 de septiembre de 2026
1. Objeto y alcance
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los principios, criterios y procedimientos bajo los cuales FACTURANEX SAS, identificada con NIT 902.049.529-8, realiza el tratamiento de datos personales en desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, contractuales y tecnológicas.
Esta Política aplica a los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, consultados, transmitidos, transferidos, actualizados o suprimidos por FACTURANEX SAS a través de sus diferentes canales, incluyendo:
Sitio web de FacturaNex.
Plataforma tecnológica.
Formularios físicos y digitales.
Procesos comerciales.
Procesos de contratación.
Canales de atención y soporte.
Comunicaciones electrónicas.
Demás medios utilizados para la prestación de sus servicios.
El tratamiento de los datos personales se realizará de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
2. Responsable del Tratamiento
Para efectos de la presente Política, el Responsable del Tratamiento es:
Razón social: FACTURANEX SAS NIT: 902.049.529-8 Domicilio: Bogotá D.C., Colombia Dirección: CL 89 A SUR NO. 39 40, CIUDAD ROSALEDA Correo electrónico: contacto@facturanex.com Teléfono: +57 315 515 5512 Sitio web: https://facturanex.com
Dependiendo de la naturaleza de la información y del servicio contratado, FACTURANEX SAS podrá actuar como Responsable del Tratamiento o como Encargado del Tratamiento, de acuerdo con las definiciones establecidas en la legislación colombiana.
3. Definiciones
Para efectos de esta Política se adoptan, entre otras, las siguientes definiciones:
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, cuando dicha autorización sea exigible conforme a la legislación aplicable.
Base de Datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato Sensible
Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, conforme a la legislación aplicable.
Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Para efectos de esta Política, FACTURANEX SAS podrá tener esta calidad respecto de determinadas bases de datos.
Titular
Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
4. Principios aplicables
FACTURANEX SAS realizará el tratamiento de datos personales observando los siguientes principios:
Legalidad
El tratamiento se realizará de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Finalidad
Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas al titular cuando corresponda.
Libertad
El tratamiento se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular cuando este sea necesario, salvo las excepciones establecidas legalmente.
Veracidad o calidad
La información será tratada procurando que sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia
Se garantizará al titular el derecho a obtener información sobre los datos que sean objeto de tratamiento.
Acceso y circulación restringida
El tratamiento estará sujeto a los límites establecidos por la legislación y los datos no serán divulgados a terceros no autorizados.
Seguridad
Se implementarán medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales.
Confidencialidad
Las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a mantener la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación con FACTURANEX SAS cuando corresponda.
5. Bases de datos y finalidades
FACTURANEX SAS podrá administrar diferentes categorías de bases de datos de acuerdo con sus actividades.
5.1. Base de datos de clientes y usuarios
Titulares
Personas naturales que contratan los servicios y representantes, administradores, empleados o usuarios autorizados de empresas clientes.
Datos
Podrán incluir:
Nombre.
Documento de identificación.
Correo electrónico.
Teléfono.
Cargo.
Información empresarial.
Información contractual.
Información relacionada con la cuenta.
Registros de acceso y utilización del servicio.
Finalidades
Crear y administrar cuentas.
Prestar los servicios contratados.
Gestionar contratos.
Procesar pagos.
Emitir documentos comerciales.
Brindar soporte.
Enviar comunicaciones operativas.
Gestionar renovaciones.
Cumplir obligaciones legales y contractuales.
5.2. Base de datos operativa de clientes y terceros
FacturaNex permite a sus clientes incorporar información relacionada con sus propios clientes, proveedores, empleados y demás terceros.
En estos casos, dependiendo de la naturaleza del servicio:
el cliente de FACTURANEX SAS podrá actuar como Responsable del Tratamiento y FACTURANEX SAS podrá actuar como Encargado del Tratamiento.
La información podrá utilizarse para permitir al cliente operar funcionalidades como:
Facturación electrónica.
Nómina electrónica.
Documento soporte.
POS.
Gestión de clientes.
CRM.
Inventarios.
Contabilidad.
Gestión de proveedores.
Gestión de restaurantes.
Otros módulos contratados.
FACTURANEX SAS tratará esta información de acuerdo con las instrucciones legítimas del cliente y para la prestación de los servicios contratados.
5.3. Base de datos de prospectos comerciales
Titulares
Personas que solicitan información, cotizaciones, demostraciones o manifiestan interés en los servicios de FacturaNex.
Datos
Podrán incluir:
Nombre.
Teléfono.
Correo electrónico.
Empresa.
Cargo.
Información suministrada voluntariamente por el interesado.
Finalidades
Atender solicitudes.
Realizar demostraciones.
Elaborar propuestas.
Realizar seguimiento comercial.
Informar sobre los servicios solicitados.
Enviar comunicaciones comerciales cuando exista autorización o una base legal que lo permita.
5.4. Base de datos de proveedores
Podrá contener información de personas naturales vinculadas a proveedores de FACTURANEX SAS.
Finalidades
Gestionar relaciones comerciales.
Contratar servicios.
Procesar pagos.
Cumplir obligaciones contables y tributarias.
Gestionar comunicaciones.
Cumplir obligaciones contractuales y legales.
5.5. Base de datos de empleados y contratistas
FACTURANEX SAS podrá tratar información de empleados, contratistas y demás colaboradores para finalidades relacionadas con:
Gestión laboral y contractual.
Seguridad social.
Nómina.
Pagos.
Gestión administrativa.
Seguridad.
Cumplimiento de obligaciones legales.
Gestión de recursos humanos.
El tratamiento se realizará de acuerdo con las normas aplicables a cada relación.
6. Obtención de la autorización
Cuando legalmente sea necesario obtener autorización para el tratamiento de datos personales, FACTURANEX SAS podrá obtenerla mediante mecanismos físicos o electrónicos, incluyendo:
Formularios de registro.
Casillas de aceptación.
Formularios de contacto.
Contratos.
Comunicaciones electrónicas.
Autorizaciones escritas.
Otros mecanismos que permitan acreditar el consentimiento.
Cuando corresponda, FACTURANEX SAS conservará evidencia de la autorización otorgada.
Los registros podrán contener información como:
Fecha y hora.
Canal mediante el cual fue obtenida.
Identificación del titular.
Formulario o mecanismo utilizado.
Información relacionada con la autorización.
7. Derechos de los titulares
Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012, incluyendo:
Conocer los datos personales objeto de tratamiento.
Solicitar la actualización de sus datos.
Solicitar la rectificación de información incorrecta.
Solicitar información sobre el tratamiento realizado.
Solicitar prueba de la autorización cuando esta sea necesaria.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la supresión de los datos cuando corresponda.
Revocar la autorización cuando sea procedente.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos.
Estos derechos estarán sujetos a las excepciones y limitaciones establecidas por la legislación colombiana.
8. Procedimiento para consultas y reclamos
El titular podrá presentar solicitudes relacionadas con sus datos personales mediante:
Correo electrónico: contacto@facturanex.com Teléfono: +57 315 515 5512 Dirección: CL 89 A SUR NO. 39 40, CIUDAD ROSALEDA, Bogotá D.C., Colombia.
La solicitud deberá permitir identificar al titular y contener la información necesaria para atender adecuadamente la petición.
Consultas
Las consultas serán atendidas dentro del término legal aplicable, actualmente de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción.
Cuando excepcionalmente no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, sin superar el término adicional permitido por la legislación.
Reclamos
Los reclamos serán atendidos dentro del término legal aplicable, actualmente de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción.
Cuando excepcionalmente no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que será atendido, de acuerdo con los términos establecidos por la legislación vigente.
9. Encargados del Tratamiento
Para desarrollar sus actividades, FACTURANEX SAS podrá contratar terceros que actúen como Encargados del Tratamiento.
Estos podrán prestar servicios relacionados con:
Infraestructura tecnológica.
Hosting.
Almacenamiento.
Bases de datos.
Copias de seguridad.
Envío de correo electrónico.
Seguridad informática.
Procesamiento de pagos.
Monitoreo.
Servicios tecnológicos especializados.
Cuando corresponda, FACTURANEX SAS establecerá obligaciones contractuales relacionadas con:
Confidencialidad.
Seguridad.
Uso limitado de la información.
Tratamiento conforme a instrucciones.
Gestión de incidentes.
Protección de la información.
Entre los proveedores tecnológicos utilizados por FacturaNex podrán encontrarse servicios de infraestructura y tecnología de terceros, tales como Amazon Web Services (AWS) y servicios de correo electrónico como Amazon SES, siempre que efectivamente hagan parte de la infraestructura vigente.
10. Transmisión y transferencia de datos personales
FACTURANEX SAS podrá realizar transmisiones de datos personales a Encargados del Tratamiento ubicados dentro o fuera de Colombia cuando ello sea necesario para la prestación de los servicios.
Las transmisiones se realizarán de acuerdo con las condiciones establecidas en la legislación colombiana aplicable y, cuando corresponda, mediante acuerdos o contratos que regulen el tratamiento de la información.
Las transferencias de datos personales a terceros se realizarán únicamente cuando exista una base jurídica que las permita.
11. Medidas de seguridad
FACTURANEX SAS implementará medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales frente a riesgos como:
Acceso no autorizado.
Pérdida.
Alteración.
Divulgación.
Uso indebido.
Destrucción.
Tratamiento no autorizado.
Dependiendo del componente o servicio, estas medidas podrán incluir:
Medidas técnicas
HTTPS/TLS.
Control de acceso.
Gestión de usuarios y permisos.
Autenticación.
Copias de seguridad.
Registros de actividad.
Monitoreo.
Controles de infraestructura.
Medidas humanas
Compromisos de confidencialidad.
Capacitación.
Gestión de accesos.
Buenas prácticas de seguridad.
Medidas administrativas
Procedimientos internos.
Gestión de incidentes.
Control de acceso a la información.
Gestión de proveedores.
Procedimientos de atención de solicitudes de titulares.
Las medidas podrán ser actualizadas de acuerdo con la evolución tecnológica y los riesgos identificados.
12. Gestión de incidentes de seguridad
FACTURANEX SAS contará con procedimientos internos para identificar, analizar y gestionar incidentes que puedan afectar la seguridad de la información.
Cuando un incidente pueda generar obligaciones legales de reporte o comunicación, FACTURANEX SAS realizará las actuaciones correspondientes conforme a la legislación vigente y sus procedimientos internos.
13. Tratamiento de datos sensibles
FACTURANEX SAS evitará recolectar datos sensibles cuando estos no sean necesarios para la prestación de sus servicios.
Cuando legalmente resulte necesario tratar información sensible, se adoptarán las medidas y condiciones especiales previstas por la legislación aplicable.
Respecto de la información incorporada por los clientes en la plataforma, estos deberán garantizar el cumplimiento de las obligaciones que les correspondan como Responsables del Tratamiento.
14. Datos de niños, niñas y adolescentes
FACTURANEX SAS no tiene como finalidad recolectar información de niños, niñas y adolescentes.
Cuando información de esta naturaleza sea incorporada por un cliente dentro de la plataforma en desarrollo de sus actividades, el cliente deberá garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables y la protección de los derechos de los menores.
15. Conservación de los datos
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y mientras exista una relación contractual, comercial o legal que justifique su tratamiento.
Cuando exista una obligación legal, tributaria, contable, contractual o administrativa de conservar determinada información, FACTURANEX SAS podrá mantenerla durante el período correspondiente.
La información relacionada con facturación electrónica, nómina electrónica, documentos soporte y demás documentos sujetos a obligaciones legales será conservada de acuerdo con los términos establecidos por la normativa aplicable.
Una vez cumplidas las finalidades y obligaciones de conservación, FACTURANEX SAS podrá proceder a la supresión, anonimización o conservación de la información cuando exista una obligación o fundamento legal para ello.
16. Confidencialidad
Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a mantener la confidencialidad de la información a la que tengan acceso.
Esta obligación podrá mantenerse incluso después de terminada la relación contractual o laboral, de acuerdo con las obligaciones legales y contractuales aplicables.
17. Cookies y tecnologías similares
Los sitios web y plataformas de FACTURANEX SAS podrán utilizar cookies y tecnologías similares para:
Mantener sesiones.
Recordar preferencias.
Mejorar la experiencia.
Analizar el funcionamiento de los servicios.
Generar estadísticas.
Mejorar la seguridad.
El usuario podrá configurar su navegador para restringir determinadas cookies, aunque algunas funcionalidades podrían verse afectadas.
18. Responsabilidades de los clientes
Cuando un cliente utilice FacturaNex para almacenar o procesar datos personales de terceros, deberá cumplir las obligaciones que le correspondan como Responsable del Tratamiento.
Entre ellas, cuando sean aplicables:
Contar con una base jurídica válida para el tratamiento.
Informar a los titulares.
Obtener las autorizaciones requeridas.
Atender las solicitudes de los titulares.
Mantener actualizada la información.
Garantizar el uso legítimo de los datos.
FACTURANEX SAS, cuando actúe como Encargado, tratará dicha información conforme a las instrucciones del cliente y dentro del alcance del servicio contratado.
19. Modificación de la Política
FACTURANEX SAS podrá modificar esta Política cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o en sus servicios.
La versión vigente será publicada en los canales oficiales de FacturaNex.
Cuando las modificaciones requieran una comunicación adicional a los titulares de acuerdo con la legislación aplicable, FACTURANEX SAS realizará la comunicación correspondiente.
20. Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos administradas por FACTURANEX SAS tendrán una vigencia determinada por las finalidades para las cuales fueron creadas y por las obligaciones legales, contractuales y comerciales aplicables.
La información podrá conservarse durante el tiempo necesario para cumplir dichas finalidades y, posteriormente, durante los períodos exigidos por la legislación aplicable.
21. Vigencia de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del:
5 de septiembre de 2026
Última actualización: 5 de septiembre de 2026.
22. Contacto
Para consultas, reclamos, solicitudes o ejercicio de los derechos relacionados con datos personales:
FACTURANEX SAS NIT: 902.049.529-8 Dirección: CL 89 A SUR NO. 39 40, CIUDAD ROSALEDA, Bogotá D.C., Colombia Correo: contacto@facturanex.com Teléfono: +57 315 515 5512